Definición. Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.
Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.
Elementos de un informe
1. Secciones principales Un informe tiene las siguientes propiedades principales:
Pie del informe: Se refiere a la primera página del informe, es decir, la portada del informe
Encabezado de página: Datos que van a aparecer en todas las páginas del informe, concretamente en la parte superior
Detalle: en esta sección se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sería como un subformulario dentro de cada página del informe.
Pie de Página: Tiene la misma función que el encabezado de página, pero los datos aparecen en la parte inferior
2. Funciones de un informe Agrupar: Una de las opciones de un informe de access mas importante es la posibilidad de mostrar los datos agrupados, seleccionando uno o varios subgrupos. Al agrupar datos evitamos que aparezcan datos repetidos en nuestro informe. Por ejemplo, si queremos mostrar los datos de una tabla con inmuebles de toda España, y queremos que los agrupe segun la provincia, para ello vamos sobre la parte izquierda del formulario en vista diseño y con el boton derecho le damos a la opción Ordenar y Agrupar:
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos Elegir la opción Asistente de formulario Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado. Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema. Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos
Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla.
Selección. La selección del control es hecha picando sobre él, en respuesta aparecen marcas guías de manipulación (handles L ). Algunos controles, como cuadros de texto, poseen otro control asociado del tipo rotulo. Estos dos controles en general andan juntos.
Movimiento. Para movilizar el par rótulo y cuadro de texto seleccionado se debe colocar el cursor sobe sus bordes inferiores hasta que él se trasforme en una mano. En este instante se debe picar y arrastrar.
Redimensionamiento El redimensionamiento es hecho a través del posisionamiento del Mouse sobre una guía de redimensionamiento. El puntero debe cambiar de forma para un vector de dos puntas, en este instante se debe picar y arrastrar. Es posible ajustar los bordes de rótulos al texto que él contiene automáticamente. Se debe seleccionar el rótulo y accionar Formato, Tamaño, ajustar.
Reaplicación Podemos duplicar un control varias veces. Se debe seleccionar el control y usar el menú Edición como la opción Duplicar. La duplicación que aparece al lado o abajo del control original se debe mover par la posición deseada y, en caso necesario, una nueva duplicación puede ser solicitada. En este caso la duplicada va a aparecer en una posición relativamente idéntica en la que había entre los dos controles anteriores.
Remoción y asociación de rótulos Para borrar un control con su rótulo asociado se debe picar el control y accionar la tecla DEL. Para borrar apenas el rótulo se debe picar el rótulo y accionar DEL. Para reasociar un rótulo, o procedimiento es algo complicado. Inicialmente debe crear un nuevo rótulo vía herramientas del cuadro de herramientas.
Alineación entre controles. Independientemente de la cuadrícula, es posible alinear controles entre sí. Se debe seleccionar controles que estén relativamente en una misma línea o columna y accionar el menú Formato opción Alinear seguido de la elección entre Izquierda, Derecha, Superior e Inferior. La alineación será siempre en relación al lado del control más apartado del grupo.
Copia de formularios Es común desenvolver un nuevo formulario a partir de una copia de un formulario ya existente. Para producir una copia en la misma base se debe realizar las siguientes opciones en la ventana Base de datos:
Seleccionar el formulario en la pantalla Base de Datos En el menú Edición usar Copiar En el menú Edición usar Pegar Informar el nombre de la copia en al ventana de diálogo. Para copiar formularios entre Base de Datos distintas se debe utilizar la opción Exportar del menú Archivo.
Los sistemas de gestión de bases de datos (en inglés database management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.
Hechos Los hechos general de los sistemas de gestor de bases de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se convertirán en información relevante para una organización.
OBJETIVOS Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD:
Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.
Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos representa una realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El sistema no debería aceptar datos de un conductor menor de edad.
Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra segura de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.
Manejo de transacciones. Una transacción es un programa que se ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que luego de una ejecución en la que se produce una falla es el mismo que se obtendría si el programa no se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.
VENTAJAS Proveen facilidades para la manipulación de grandes volúmenes de datos (ver objetivos). Entre éstas:
*Simplifican la programación de equipos de consistencia. *Manejando las políticas de respaldo adecuadas, garantizan que los cambios de la base serán siempre consistentes sin importar si hay errores correctamente, etc. *Organizan los datos con un impacto mínimo en el código de los programas. *Bajan drásticamente los tiempos de desarrollo y aumentan la calidad del sistema desarrollado si son bien explotados por los desarrolladores. *Usualmente, proveen interfaces y lenguajes de consulta que simplifican la recuperación de los datos.
